En este artículo encontrarás la siguiente información, relacionada los autónomos y cómo aplicar los gastos en la factura.
- Tipo de Gastos en factura de los autónomos
- Cómo aplicar el IVA en los gastos como autónomo
- Qué conceptos llevan IVA en la factura. Gastos reembolsables.
- Qué conceptos van exentos de IVA en la factura. Los suplidos
Las fuentes y la información es algo que nos tomamos muy en serio en nuestra comunidad. Por eso antes de profundizar en materia, te dejamos las fuentes en las que se ha basado el equipo de redacción para completar este artículo.
Fuentes:
Qué tipo de gastos puedo tener en factura
Dependiendo de la actividad que tengas como autónomo en España, en ocasiones deberás incluir a tu cliente gastos inherentes al desarrollo de la actividad profesional que tengas.
Estos gastos es muy probable que los debería haber realizado tu cliente, pero que por acuerdos o diversos motivos los realizas o adelantas como parte del acuerdo comercial que mantienes con tu cliente.
Por ello debes saber que un autónomo tiene que diferenciar entre gastos y suplidos. La principal diferencia entre ambos conceptos radica en su naturaleza y tratamiento contable. Mientras que los gastos son costes incurridos directamente por la empresa o profesional en el desarrollo de su actividad (como alquiler, salarios, materiales, productos, servicios externos etc.), los suplidos son desembolsos realizados por cuenta de terceros y que responden a un acuerdo previo.
Este punto es muy importante, y conviene que lo aclares con tus asesores porque afectan a la naturaleza del IVA, y también tu IRPF. Por eso es importante que:
El conocimiento profundo del IVA en los gastos es esencial para la correcta facturación y evitar inconvenientes fiscales.
- Identifica correctamente el tipo de gasto antes de emitir la factura a tu cliente.
- Detalla los suplidos y gastos reembolsables de forma separada en la factura.
- Conserva y entrega justificantes de los suplidos al cliente.
- Aplica el IVA correctamente según el caso para evitar problemas fiscales. Contacta siempre con nuestros asesores fiscales si tienes cualquier tipo de duda.
Los Gastos Reembolsables
Los gastos reembolsables son gastos que asumes tú como autónomo o empresa (la factura está a tu nombre) y que después repercutes al cliente como parte de tu servicio.
En este caso, sí debes añadir el IVA en la factura, aplicando el mismo tipo que el servicio principal que prestas, no el tipo que figure en la factura original del gasto.
Estarás ante este tipo de gastos cuando realices pagos, en tu nombre y por cuenta propia, necesarios para llevar a cabo tu actividad profesional y que posteriormente, el cliente te abonará.
Quien contrata estos servicios eres tú como autónomo y por tanto la factura irá a tu nombre.
El IVA en los gastos debe ser un aspecto crucial en tu planificación financiera como autónomo.
El importe de este gasto reembolsable estará compuesto solo por la base imponible de la factura que has pagado y que ahora el cliente te abona, sin incluir el IVA de la misma.
Siempre verifica la normativa vigente sobre el IVA en los gastos para evitar sorpresas en tu contabilidad.
Los gastos reembolsables sí tienen la consideración de ingreso a efectos de IRPF o IS.
En este caso, continuando con el ejemplo sobre gastos reembolsables:
- El autónomo cobrará por la prestación de servicios, €100
- Además, incurrirá en unos gastos que irán a su nombre de €100 más el IVA al 21%, en total €121
El importe del gasto reembolsable se suma a la base imponible de tu factura, y sobre el total se calcula el IVA y, si corresponde, la retención de IRPF.
Además, es importante que todos los gastos que incluyan IVA en los gastos sean correctamente documentados.
Los suplidos. Qué son y cómo se facturan
Los suplidos serían la otra gran naturaleza de gastos que podemos imputar a nuestros clientes en las facturas, son pagos que realizas en nombre y por cuenta del cliente, por mandato expreso de este.
La factura original del gasto está a nombre del cliente, aunque tú adelantas el pago.
En tu factura, debes incluir el importe del suplido como un concepto separado, pero no debes añadirle IVA, ya que el impuesto ya se aplicó en la factura original y no forma parte de tu base imponible
Recuerda que el IVA en los gastos no solo impacta tu contabilidad, sino también tu declaración fiscal anual.
Suplidos y provisiones de fondos. Diferencias
Debes tener en cuenta que los gastos suplidos y las provisiones de fondos son conceptos distintos. Los gastos suplidos se refieren a aquellos pagos que una empresa realiza en nombre y por cuenta de un tercero, con la expectativa de ser reembolsados.
En cambio, las provisiones de fondos se refieren a cantidades que un cliente entrega a una empresa para cubrir futuros gastos que aún no se han generado. Mientras los gastos suplidos son reembolsos de gastos ya incurridos, las provisiones de fondos son anticipos para futuros gastos.
Por ejemplo si pagas €121 (€10 0 + €21 de IVA) en nombre o bajo acuerdo de tu cliente, en tu factura pondrás «Suplidos €121», sin aplicar IVA ni retención sobre ese importe.
Los gastos que asumes deben incluir el IVA en los gastos que puedes solicitar posteriormente a tus clientes.
Recuerda que puedes darte de alta como autónomo en España o llevar toda la contabilidad con nuestros servicios de emprendimiento en España.
Al final, es esencial tener claridad sobre el IVA en los gastos para asegurar la sostenibilidad de tu negocio.
Es crucial que tengas presente que el IVA en los gastos puede afectar tu rentabilidad como autónomo.
El conocimiento y la correcta aplicación del IVA en los gastos son claves para el éxito fiscal de tu actividad profesional.
