Cómo facturar siendo autónomo en España

Cuando un cliente no facilita su NIF u otros datos fiscales, tienes dos opciones:

Opción A — Factura Simplificada (ticket)

La factura simplificada no requiere los datos completos del cliente. Es la solución habitual cuando:

• El importe total no supera 400 € (IVA incluido).
• Es una venta directa al consumidor final (particular).
• El sector lo permite: hostelería, comercio minorista, transporte, etc.

Al crear una factura simplificada, el campo de cliente es opcional. Puedes dejarlo en blanco o usar un contacto genérico.

Opción B — Factura Completa con datos parciales

Si el cliente quiere factura completa pero no da sus datos, indícale que el NIF/CIF es obligatorio para que tenga validez fiscal. Sin esos datos, el destinatario no podrá deducirse el IVA.

Clientes extranjeros sin NIF español

Para clientes de otros países, tu programa de facturación permite seleccionar otros tipos de identificador:

• Pasaporte — para personas físicas extranjeras.
• NIF-IVA europeo — para empresas o autónomos de la UE.
• Otros documentos de identidad nacionales.

Si eres autónomo profesional y facturas a una empresa u otro autónomo español, sí: tu factura debe llevar retención de IRPF, y no es opcional ni negociable con el cliente. Es un adelanto de tu impuesto sobre la renta que el cliente ingresa a Hacienda en tu nombre. Que tu factura la lleve o no depende de dos cosas: tu tipo de actividad y quién es tu cliente.

Primero, identifica tu caso

¿No sabes si tu actividad es profesional o empresarial? Lo dice el epígrafe IAE de tu alta (modelo 036/037). Si tienes dudas, tu asesor del Club te lo confirma en un minuto.

¿Qué tipos de retención hay?

• 15% — tipo general. El habitual para actividades profesionales.
• 7% — nuevos autónomos. Aplicable el año del alta y los dos siguientes, siempre que no hubieras ejercido actividad profesional el año anterior. Debes comunicárselo por escrito al cliente y guardar copia de esa comunicación.
• Tipos especiales. 1% para ciertas actividades empresariales en módulos y 2% para actividades agrícolas y ganaderas (3 casos minoritarios: consúltalo con tu asesor).

Cómo se gestiona (y cómo se aplica en el programa)

1. Al crear la factura, selecciona el porcentaje en el campo IRPF: el programa resta la retención automáticamente del total.
2. El cliente te paga el total menos la retención, e ingresa esa retención a Hacienda en tu nombre cada trimestre (Modelo 111).
3. A principios del año siguiente el cliente te entrega un certificado de retenciones (Modelo 190) con todo lo retenido.
4. En tu declaración de la renta, esas retenciones se descuentan de tu cuota: son impuesto que ya has pagado por adelantado.

Ejemplo: honorarios 1.000 € + IVA 21% (210 €) − retención IRPF 15% (150 €) = cobras 1.060 €. Los 150 € no los pierdes: ya están ingresados en Hacienda a tu nombre y se restan en tu renta.

¿Qué pasa si me han pagado sin la retención?

Depende de dónde estuvo el fallo:

• Emitiste la factura sin retención debiendo llevarla. Se corrige con una factura rectificativa por sustitución que incluya la retención correcta (misma mecánica que en la pregunta sobre la rectificativa) y ajustando la diferencia del cobro con el cliente.
• La factura llevaba retención, pero el cliente te pagó el importe total. La factura está bien: devuélvele la diferencia y recuérdale que debe ingresar la retención en su Modelo 111.

¿Quieres saber cuánto te queda neto después de IVA, retenciones y cuota de autónomos? Pruébalo gratis con la calculadora de rentabilidad neta para autónomos o consulta tu caso con tu asesor del Club.

No. Tu programa de facturación gestiona las facturas en dos etapas: Borrador y Final. La fecha del borrador es solo orientativa.

Cómo pasar una factura a Final

1. Ve a Ingresos y localiza la factura en estado Borrador.
2. Pulsa el botón «Cambiar a etapa Final».
3. El sistema asignará automáticamente el número correlativo y la fecha del día.

Los clientes se gestionan desde el apartado Contactos. Puedes crearlos de dos formas:

Datos obligatorios para facturar a un cliente

El programa marca con un asterisco (*) los campos imprescindibles y no te permite avanzar si no los completas:

• Nombre (o razón social).
• Código postal.
• Identificador (NIF español, NIF-IVA europeo, pasaporte…).
• País.

Desde Contactos (recomendado)

1. Ve al menú lateral → Contactos.
2. Pulsa + Nuevo contacto.
3. Rellena los campos obligatorios (*): nombre o razón social, código postal, identificador y país. Añade también dirección completa, email y teléfono.
4. Selecciona el tipo de identificador fiscal (NIF español, NIF-IVA europeo, pasaporte, etc.).
5. Guarda. El contacto ya estará disponible al crear futuras facturas.

Desde una factura

Al crear una nueva factura, escribe el nombre en el campo Cliente. Si no existe, el sistema te ofrecerá crearlo al momento con sus datos fiscales.

Si tu cliente es una empresa o autónomo de otro país de la UE y está registrado en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), la factura se emite sin IVA.

¿Cuándo se aplica la exención?

• Tanto tú como tu cliente estáis inscritos en el ROI.
• La operación es entre empresas o profesionales (B2B), no con particulares.
• El NIF-IVA del cliente está validado en el VIES de la Comisión Europea.

Cómo verificar el NIF-IVA del cliente en el VIES

1. Accede a ec.europa.eu/taxation_customs/vies.
2. Introduce el país y el número de IVA del cliente.
3. Si aparece como «válido», puedes emitir la factura sin IVA.
4. Guarda una captura de pantalla del resultado como justificante.

Cómo crear la factura

1. Crea una nueva factura desde Ingresos → Nueva factura.
2. Selecciona el cliente (asegúrate de que tiene su NIF-IVA europeo en la ficha de contacto).
3. En el campo IVA selecciona 0% o «Exento». La factura se generará sin IVA.
4. Añade en el campo de notas la mención legal correspondiente (ver recuadro).
5. Estas facturas tampoco llevan retención de IRPF, en ningún caso.
6. Declara las operaciones en el Modelo 303 (casilla 59 para ventas) y en el Modelo 349.

Las facturas recurrentes permiten automatizar la facturación periódica a los mismos clientes. El sistema las genera automáticamente según la plantilla que configures.

Opción A — Al crear una factura

1. Crea una nueva factura de ingreso como de costumbre.
2. Antes de guardarla, marca la opción «Convertir en periódica».
3. Configura la periodicidad (mensual, bimestral, trimestral, anual) y las fechas de inicio y fin.
4. Guarda. Se creará una plantilla que reproducirá la factura automáticamente.

Opción B — Desde el menú de Ingresos

1. Ve a Ingresos → Gestionar ingresos periódicos.
2. Pulsa Crear nueva plantilla recurrente.
3. Rellena los datos del cliente, concepto, importes y periodicidad.
4. Guarda. Las facturas se generarán automáticamente en la fecha configurada y aparecerán en tu lista de Ingresos.

Cómo funcionan las facturas recurrentes

• Se generan automáticamente el día configurado en la plantilla.
• Se crean por defecto en estado Borrador para que puedas revisarlas antes de finalizar.
• Si la plantilla incluye fecha de cobro o vencimiento, la factura se crea directamente como Final.
• Puedes editar o eliminar las facturas en borrador generadas si no procede su emisión.

Tu programa de facturación dispone de un lector OCR que digitaliza automáticamente tus facturas y tickets de gasto. Tienes tres formas de hacerle llegar los documentos: desde la app móvil, desde la versión web o reenviando el email directamente, sin descargar nada.

Desde la App Móvil

1. Abre la app y busca los iconos del lector en la pantalla principal.
2. El primer icono abre el menú de carga (selecciona si es ingreso o gasto). El segundo activa directamente la cámara.
3. Elige una opción: hacer una foto en ese momento, o seleccionar una imagen ya guardada en tu galería.
4. El sistema OCR procesará la imagen y extraerá los datos: proveedor, importe, fecha e IVA.
5. Revisa los datos extraídos, corrígelos si es necesario y valida el gasto.

Desde la Versión Web

1. Ve a Gastos → Lector de gastos.
2. Arrastra el archivo PDF o imagen a la zona de carga, o pulsa para seleccionarlo desde tu ordenador.
3. El sistema lo procesará y lo añadirá a tu lista de gastos pendientes de validar.

¿Te llegó la factura por email? Reenvíala, sin descargarla

Si el proveedor te envía la factura por correo electrónico, no hace falta descargarla y volver a subirla: tu programa te asigna una dirección de email propia en tu sesión (la encontrarás en la sección del Lector de gastos). Reenvía el correo con la factura adjunta a esa dirección y el documento entrará solo en tu lista de gastos pendientes de validar, igual que si lo hubieras subido a mano.

Formatos compatibles con el lector OCR

• Fotos tomadas con la cámara del móvil (JPG, PNG).
• Archivos PDF (facturas electrónicas de proveedores).
• Imágenes desde la galería del teléfono.

Consejo: asegúrate de que la foto esté bien enfocada y con buena iluminación para mejorar la precisión del reconocimiento automático.

Subir el ticket o la factura es solo el primer paso: para que ese gasto reduzca de verdad tu factura fiscal, Hacienda exige que esté justificado con factura, relacionado exclusivamente con tu actividad profesional y debidamente contabilizado. Si facturas 40.000 € y la mitad son gastos reales de tu actividad, tu beneficio real es de 20.000 €: declarar sin justificar esos gastos significa pagar impuestos por dinero que ya no tienes.

Los gastos deducibles más habituales de un autónomo en España

• Cuotas a la Seguridad Social. La cuota de autónomos es 100% deducible. No se justifica con factura (no lleva IVA), sino con el recibo bancario del cargo.
• Alquiler y suministros. El alquiler de un local o despacho es deducible al 100%. Si trabajas desde casa, puedes deducir hasta el 30% de luz, agua, gas, teléfono e internet correspondiente al espacio de trabajo.
• Material de trabajo y equipo. Ordenadores, software y material de oficina, siempre que tengan uso profesional.
• Servicios profesionales. Asesorías, gestorías, diseño web, publicidad, abogados y otros servicios vinculados a tu negocio.
• Vehículo y transporte. Hasta el 50% del IVA en gastos de vehículo a nombre del autónomo y uso profesional, además del transporte público por desplazamientos de trabajo.
• Dietas y manutención. Hasta 26,67 € diarios en España y 48,08 € en el extranjero, siempre con factura y justificación del viaje de trabajo.
• Formación profesional. Cursos, másters o seminarios vinculados a tu actividad, deducibles sin límite.
• Seguros relacionados con la actividad. Responsabilidad civil o salud vinculados al negocio, con ciertos límites.
• Otros gastos. Sueldos de empleados, amortizaciones, impuestos vinculados a la actividad o compra de materias primas.

Deducir correctamente reduce tu base imponible: por ejemplo, con 30.000 € de ingresos y 5.000 € en gastos deducibles bien justificados, tributas sobre 25.000 €, no sobre 30.000 €. Puedes consultar la guía completa, con más ejemplos prácticos, en Gastos deducibles como autónomo en España.

Una factura en etapa Final nunca se elimina ni se modifica: se corrige emitiendo una factura rectificativa. Y una rectificativa es siempre una única factura: según tu caso irá con los importes en positivo (sustituye a la original) o en negativo (devuelve dinero), pero nunca tendrás que emitir dos documentos.

Primero, identifica tu caso

Caso A — Corregir el concepto u otro dato: la rectificativa por sustitución

Es el caso más habitual: la factura está bien en importes e IVA, pero el concepto no dice lo que el cliente necesita (por ejemplo, un cliente en Alemania te pide que la descripción detalle el servicio exacto para poder justificarla ante su administración). Como la factura ya está en etapa Final, el programa no permite editar el concepto directamente — pero no tienes que hacer dos cosas (rectificar y además emitir otra factura): la propia factura rectificativa ya es la nueva factura.

1. Ve a Ingresos, abre el menú de los tres puntos de la factura y pulsa «Crear factura rectificativa».
2. Cambia únicamente el concepto (o el dato equivocado) para que diga lo que te pidan.
3. Deja los importes exactamente igual que en la original: en positivo. Aquí no se pone nada en negativo, porque no devuelves dinero.
4. Indica el motivo («error en la descripción del servicio») y guarda: esa rectificativa sustituye a la factura original y es la que envías al cliente. No emitas ninguna factura más.

La factura original no se borra ni desaparece: queda referenciada desde la rectificativa, que es justo lo que exige la normativa (y lo que registra Verifactu). Y como los importes no cambian, este caso no afecta a tu Modelo 303: no hay nada que regularizar.

Caso B — Devolver dinero: la rectificativa por diferencias (o factura de abono)

1. Ve a Ingresos y localiza la factura Final que quieres abonar.
2. Abre el menú de opciones de esa factura y selecciona «Crear factura rectificativa». El sistema la vinculará automáticamente a la original.
3. Para una devolución total, los importes van en negativo por el total de la factura original. Para una devolución parcial o un descuento posterior, solo por la parte devuelta.
4. Indica el motivo de la rectificación (devolución, descuento, operación anulada…).
5. Finaliza la rectificativa y envíasela al cliente, igual que una factura normal. Tampoco aquí se emite ninguna factura adicional.

En este caso el IVA sí se regulariza en el Modelo 303 del trimestre en que emites la rectificativa (casillas de modificación de bases y cuotas). Si la factura original era intracomunitaria, refleja también la rectificación en el Modelo 349.

¿Y si ya le llegó al cliente la factura equivocada?

Probablemente no le llegó. Tu programa de facturación nunca envía facturas automáticamente, aunque tengas el email del cliente guardado en su ficha de contacto: una factura solo sale por correo si pulsaste expresamente el botón «Enviar por correo» en esa factura.

Requisitos legales de una factura rectificativa

Según el Real Decreto 1619/2012, la rectificativa debe incluir:

• La mención expresa de que es una factura rectificativa.
• La referencia a la factura original (número y fecha) y el motivo de la rectificación.
• Una serie de numeración específica, distinta de la de tus facturas ordinarias (por ejemplo FRA-R-001).

Es muy habitual: pagas una tasa (extranjería, registro, ayuntamiento, Hacienda…) por cuenta de tu cliente — por ejemplo, 50 € — y luego se la cobras en tu factura. Ese dinero adelantado no es un ingreso tuyo, así que no se factura como un servicio más. Cómo tratarlo depende de un único detalle: a nombre de quién está el justificante del pago de la tasa.

Primero, identifica tu caso

Caso A — El suplido: cobras la tasa tal cual, sin IVA

Si pagaste la tasa en nombre y por cuenta del cliente (el justificante va a su nombre), es un suplido y queda fuera de la base imponible de tu factura (art. 78.Tres.3º de la Ley 37/1992 del IVA):

1. Crea tu factura normal, con tus honorarios y su IVA (y retención, si procede).
2. Añade una línea separada con el concepto «Suplido — Tasa [organismo/trámite]» por el importe exacto que adelantaste: 50,00 €, ni un céntimo más.
3. Marca la línea como suplido: despliega «Más opciones» del concepto y, en el campo Tipo, selecciona «Suplido». Así el programa deja esa línea automáticamente fuera de la base: sin IVA ni retención de IRPF. Lo de «impuestos incluidos» de la tasa no cambia nada — las tasas no llevan IVA y el suplido se repercute tal cual.
4. Guarda el justificante del pago de la tasa y, si puedes, adjúntaselo a la factura.

El suplido es neutro para ti: no es un ingreso (no tributa en tu IRPF ni entra en el Modelo 303) y tampoco es un gasto deducible tuyo — no registres la tasa como gasto propio, porque el gasto es del cliente.

Caso B — Gasto refacturado: la tasa entró como gasto tuyo

Si la tasa se pagó a tu nombre, ya no es un suplido: es un gasto tuyo que repercutes al cliente. En ese caso el importe forma parte de tu base imponible y lleva IVA al 21% encima: facturarías 50,00 € + 10,50 € de IVA (y la línea sigue el tratamiento normal de tus servicios). A cambio, la tasa sí es entonces un gasto deducible tuyo, con su justificante.

Como miembro del Club no tienes que pedir tus modelos cada vez que los necesites: tu equipo los deja disponibles para que los descargues cuando quieras. Solo hay que saber dónde vive cada cosa.

Modelos trimestrales: en la sección Archivos de tu programa

Cada trimestre, después de presentar tus modelos (130, 303, 349…), tu equipo del Club los sube a tu programa de facturación:

1. Ve al menú lateral, bloque Administración → Archivos.
2. Abre la carpeta del periodo que buscas (por ejemplo, «IMPUESTOS 2026» o la del trimestre correspondiente).
3. Descarga el modelo que necesites, tantas veces como quieras: los archivos se quedan ahí, disponibles siempre.

La renta anual: en tu panel del Club Vivir en Europa

Tu declaración de la renta como autónomo se entrega siempre en tu panel de cliente del Club Vivir en Europa, dentro de tu servicio de renta como autónomo. Ahí queda archivada y puedes volver a descargarla cuando la necesites, campaña tras campaña.

Tus modelos trimestrales (130, 303, 349…) los presenta tu equipo del Club: tú no tienes que hacer ningún trámite ante Hacienda. Aun así, conviene que tengas las fechas presentes, porque marcan dos cosas: cuándo llega el cargo a tu banco y hasta cuándo puedes subir facturas y gastos de cada trimestre.

Calendario de presentación trimestral

Si el último día cae en fin de semana o festivo, el plazo pasa al siguiente día hábil. Además, en enero se presentan los resúmenes anuales (390 de IVA, 190 de retenciones) y de abril al 30 de junio, tu declaración de la renta.

Sí, sin problema. Es una petición muy habitual: quien te lleva la protección de datos (RGPD y LOPDGDD) te facilita una cláusula informativa y te pide que aparezca en tus facturas. Tu programa de facturación permite incluirla y saldrá impresa en el PDF que descargas o envías al cliente. Solo tienes que decidir si la necesitas una vez o en todas tus facturas.

Primero, identifica tu caso

Caso A — Texto puntual: el campo de notas de la factura

1. Crea la factura como siempre y, antes de finalizarla, baja al campo de notas o comentarios.
2. Pega ahí el texto tal cual te lo haya dado tu proveedor de protección de datos, sin resumirlo ni reescribirlo.
3. Guarda y finaliza: el texto aparecerá impreso en el PDF, debajo de los importes.

Caso B — En todas tus facturas: déjalo fijo en la plantilla

Es la opción recomendada, porque se configura una sola vez y no depende de que te acuerdes factura a factura:

1. Ve a Configuración → plantillas / diseño de factura.
2. Abre la plantilla que usas habitualmente y localiza el bloque de notas o pie de factura (el editor permite personalizar numeración, logo, datos, conceptos, totales, notas, método de pago y registro mercantil).
3. Pega ahí la cláusula de protección de datos y guarda la plantilla.
4. A partir de ese momento, el texto sale automáticamente en todas las facturas que emitas con esa plantilla, y en los PDF que descargues o envíes por correo.

¿Qué suele incluir la cláusula?

El texto exacto te lo tiene que dar tu proveedor de protección de datos, que es quien conoce tu actividad y tus tratamientos: no lo copies de internet ni lo redacte tu asesor fiscal. A modo orientativo, una cláusula informativa de factura suele recoger estos puntos: