Guía práctica · Club Vivir en Europa
Cómo facturar siendo autónomo en Italia: guía del software Aruba en español
En Italia la facturación electrónica es obligatoria para todos los titulares de Partita IVA: cada factura se emite en formato electrónico y pasa por el Sistema di Interscambio (SdI) de la Agenzia delle Entrate. Para que este trámite no sea un problema, en el Club Vivir en Europa tenemos un acuerdo de colaboración exclusivo con Aruba y Pratiche.it, con una versión del software de facturación electrónica exclusiva para los miembros del Club.
Si te preguntas cómo facturar siendo autónomo en Italia, en esta guía te explicamos en español los tres momentos clave: cómo configurar el programa la primera vez (datos del titular, régimen fiscal, retenciones y notificaciones), cómo emitir tu primera factura paso a paso (cliente, producto, códigos IVA, marca da bollo y envío al SdI) y cómo rectificar o anular una factura ya enviada con una nota di credito.
Parte 1 · Solo la primera vez
Configura tu programa de facturación electrónica paso a paso
Esta configuración se hace una sola vez, al estrenar el programa. Muchos campos ya vendrán completados por nuestro equipo: aquí te explicamos qué significa cada uno y qué debes revisar según tu caso.
1Datos del titular (Cedente / Prestatore)
El primer bloque son tus datos como emisor de las facturas. Lo más importante es el campo Intestatario:
- Denominazione — para empresas individuales (ditta individuale con nombre comercial).
- Nome e Cognome — para autónomos en régimen forfettario: tu nombre y apellidos.
El resto de campos vendrán ya seleccionados por nosotros, salvo Titolo y EORI: no es necesario rellenarlos, salvo que exportes productos físicos en Europa y pases por aduanas.
TIP: si solo vendes servicios (consultoría, diseño, programación, clases…), olvídate del EORI: es un código exclusivamente aduanero.
2Régimen fiscal: RF19 (forfettario)
En el campo Regime Fiscale, para todos los clientes que utilizan este software el régimen es el RF19 — Regime forfettario.
El régimen forfettario no lleva retención (ritenuta d’acconto) por lo general: marca la opción correspondiente para indicarlo.
OJO: si no sabes qué es esta retención, no marques nada al azar: consulta con tu asesor o con cualquier miembro del equipo antes de continuar.
3IVA: el forfettario no lleva IVA
El régimen forfettario no aplica IVA en sus facturas, sea cual sea el cliente. En la configuración inicial no tienes que activar ningún tipo de IVA: tus facturas saldrán siempre al 0%, con un código específico según el tipo de cliente (lo verás en la Parte 2, al crear tu primera factura).
4Cassa Previdenziale y retención INPS del 4%
Casi ningún usuario de este software necesita configurar una Cassa Previdenziale para su actividad. Solo están obligados quienes no cotizan por la Gestione Separata del INPS porque pertenecen a un colegio profesional (albo) con su propia caja. Si es tu caso, tu asesor ya te lo habrá explicado.
Rivalsa INPS del 4% (opcional, solo Gestione Separata)
Si estás inscrito en la Gestione Separata, puedes repercutir opcionalmente a tus clientes una compensación del 4% sobre el importe de la factura. Para configurarla:
- Porcentaje: 4%
- Código: TC22
- Codice IVA: N2.2
OJO: recuerda que es opcional solo si cotizas por la Gestione Separata. Si perteneces a una cassa/albo profesional, debes aplicar la contribución que corresponda. Ante la duda, consulta con tu asesor.
5Ritenute: en la mayoría de casos, «non attivo»
Solo los clientes con actividades que requieren Cassa / Albo (es decir, que no cotizan por la Gestione Separata) deben configurar este tipo de ritenuta. El resto debe dejar el apartado en «non attivo».
Puede que esta opción ni siquiera te aparezca: en muchos casos tu asesor ya la ha dejado desactivada por defecto. Si crees que tu actividad la necesita y no viene configurada, contacta con tu asesor.
6Notificaciones, PEC y verificación por SMS
La última parte de la configuración son las preferencias del programa. Es opcional y siempre podrás volver a cambiarla, pero nuestro consejo es:
- Deja todas las opciones activas. Así recibirás aviso de todo lo que pase con tus facturas (entregas, rechazos del SdI, facturas recibidas…).
- Si no tienes mucho volumen de facturación, activa «notifiche singole»: un email por cada evento, más fácil de seguir.
- Deja los datos por defecto, modificando solo si es necesario el email y la PEC.
Antes de empezar a usar el programa, el sistema te pedirá una verificación por SMS a tu número de teléfono.
OJO: el uso de la PEC es obligatorio con Partita IVA en Italia. Si aún no la tienes, puedes activar tu PEC online o consultar con tu asesor.
Parte 2 · Tu día a día
Cómo facturar siendo autónomo en Italia: tu primera factura paso a paso
Con el programa ya configurado, emitir una factura te llevará menos de 5 minutos: creas el cliente, el producto o servicio, eliges el código IVA correcto y la envías al SdI.
1Crear la factura
- Selecciona «Crear factura» en el menú principal.
- Elige el tipo de cliente: Privado (particular) o PA (Partita IVA o empresas).
- El resto de campos no se deben cambiar, salvo la fecha.
- Añade un cliente nuevo o búscalo en la lista si ya lo has creado antes.
2Crear un cliente
Todos los campos son bastante sencillos e intuitivos: nombre o razón social, dirección, datos fiscales… Dos detalles a tener en cuenta:
- El Codice EORI solo aplica a exportaciones con aduanas: si vendes servicios, déjalo vacío.
- Lo más importante es el identificativo del cliente: su ID electrónico (Codice Destinatario), su PEC, o el código correspondiente si facturas a un país exterior.
TIP: el cliente queda guardado en tu lista: la próxima factura al mismo cliente será cuestión de segundos.
3Crear un producto o servicio
¡Es muy sencillo crear un producto o servicio! Solo hay que tener claros dos conceptos:
- Prezzo lordo — precio con IVA incluido.
- Prezzo netto — precio sin IVA.
El codice IVA a seleccionar es: 0% — N2.2 — Non soggette, altri casi (para clientes italianos; consulta la tabla del paso 4 para los demás casos).
TIP: sigue las indicaciones de tu commercialista para completar la descripción del producto o servicio.
4Importante: el código IVA correcto (N2.2 o N2.1)
En el forfettario el IVA siempre es 0%, pero el código cambia según quién sea tu cliente:
| Tu cliente | Codice IVA |
|---|---|
| Cliente italiano (particular o empresa) | N2.2 |
| Cliente extranjero con Partita IVA / empresa | N2.1 |
| Cliente extranjero particular (sin Partita IVA) | N2.2 |
| Marca da Bollo (siempre) | N2.2 |
OJO: ¡la Marca da Bollo siempre lleva el código N2.2, aunque el resto de la factura vaya con N2.1!
5Forma de pago
Una vez introducido el producto o servicio, añade los datos de pago:
- Método: efectivo, transferencia bancaria, etc.
- Modalidad: pago completo o a cuotas.
6Marca da Bollo (y cómo automatizarla)
Recuerda introducir tu marca da bollo si es necesario. El pago del bollo se realiza mediante un modelo F24. Consulta con tu commercialista si tienes alguna duda sobre cuándo aplicarla.
Bollo automático
En tu perfil de facturación puedes activar el bollo automático: el programa lo añadirá solo, sin que tengas que seleccionarlo factura a factura. También existe la opción de cargar el importe del bollo al cliente, si te interesa.
7Enviar la factura (y que tu asesor la revise)
Ya solo falta enviar la factura: el programa la remite al Sistema di Interscambio y te notificará su entrega.
¿Puede mi asesor revisarla antes?
¡Por supuesto! Es más, te lo aconsejamos en las primeras facturas, para comprobar que todo se ha realizado de manera correcta: déjala en borrador y envíanos una copia antes de emitirla.
TIP: una factura en borrador se puede corregir sin problema; una factura ya enviada al SdI solo se puede rectificar con una nota de crédito (te lo explicamos paso a paso en la Parte 3). Ante la duda, borrador y consulta.
¿Necesitas más ayuda? Contacta con tu asesor en vivireneuropa.eu o consulta el Centro de ayuda al miembro. Ante cualquier duda fiscal, recuerda contactar siempre con tu asesor.
Parte 3 · Rectificar o anular una factura
Cómo hacer una nota de crédito (nota di credito) en el software Aruba
Una factura ya enviada al Sistema di Interscambio (SdI) no se puede borrar ni editar: la única forma de corregirla o anularla es emitir una nota di credito (documento TD04). La buena noticia: el software Aruba la crea casi automáticamente a partir de la factura original, en menos de 2 minutos.
AVISO IMPORTANTE: antes de emitir cualquier nota de crédito, informa siempre a tu gestor a través de tu área de cliente. Una nota de crédito tiene efectos fiscales (ingresos, marca da bollo, declaraciones) y cada caso es distinto: tu asesor te confirmará si procede emitirla, por qué importe y con qué códigos.
1¿Seguro que necesitas una nota de crédito?
Antes de nada, comprueba el estado de la factura que quieres corregir:
- Todavía en borrador — no necesitas nota de crédito: edita el borrador, corrige lo que haga falta y listo.
- Scartata (rechazada por el SdI) — tampoco necesitas nota de crédito: para el SdI esa factura nunca se ha emitido. Corrige el error y reenvíala (hazlo cuanto antes: el plazo habitual es de 5 días desde el rechazo).
- Emessa e consegnata / Emessa e non consegnata / Accettata — la factura ya está emitida a efectos fiscales: la única vía para rectificarla o anularla es la nota di credito.
OJO: marcar una factura como «non gestita» o cambiar su estado de cobro no la anula ni la rectifica: esos estados son solo un control interno del programa y no llegan al SdI. Para la Agenzia delle Entrate la factura sigue existiendo tal cual se emitió; la única forma de anularla o corregirla es la nota di credito.
TIP: los motivos típicos para emitirla son: error en el importe, en el cliente o en la descripción; anulación del servicio o devolución (por ejemplo, un servicio que finalmente no puedes prestar); un descuento aplicado después de facturar; o un cobro que finalmente no se produce. Ante la duda de si tu caso lo requiere, pregunta a tu gestor.
2Localiza la factura y pulsa «Crea nota di credito»
- Entra en tu programa de facturación y abre el menú «Fatture inviate» (facturas enviadas).
- Busca en la lista la factura que quieres rectificar o anular.
- Pulsa el botón «⋯ AZIONI» de esa factura y selecciona «CREA NOTA DI CREDITO».
- El programa te muestra una vista previa de la nota, ya rellenada con los datos de la factura original. Pulsa «Modifica» para revisarla y editarla.
¿Y la opción «Collega a nota di credito»?
En el mismo menú AZIONI verás también «Collega a nota di credito»: sirve para vincular a la factura una nota de crédito que ya hayas creado a mano desde cero. Para el día a día, usa siempre «Crea nota di credito»: es más rápido y evita errores, porque el vínculo entre los dos documentos se crea solo.
3Revisa el documento precompilado (TD04)
Al crear la nota de crédito de forma automática, el programa deja varios campos ya configurados:
- Tipo documento: «Nota di credito — TD04». No hay que tocarlo.
- Datos del cliente: vienen copiados de la factura original. No los modifiques: si los cambias, se rompe el vínculo con la factura.
- Numeración (sezionale): la misma serie que la factura de origen.
- Fecha: la del día en que emites la nota de crédito (no la de la factura original).
OJO: el importe de la nota de crédito nunca puede superar el de la factura original. El propio programa te avisará con un error si lo intentas.
4Anular la factura por completo (storno totale)
Si quieres cancelar la factura entera (te equivocaste de cliente, el servicio no se realizó, el importe estaba mal y prefieres rehacerla…):
- No modifiques nada: deja los mismos conceptos e importes que la factura original.
- Envía la nota de crédito al SdI tal cual. El efecto es que la factura queda anulada al 100%.
- Si el servicio sí se prestó, emite después una factura nueva y correcta, siguiendo los pasos de la Parte 2.
CASO REAL: una miembro del Club tenía que anular un servicio ya facturado y cobrado por transferencia, porque la persona que debía prestarlo causó baja. La solución fue exactamente esta: avisar a su gestor, crear la nota de crédito desde la factura original sin modificar importes (storno totale), enviarla al SdI y devolver el importe al cliente por transferencia (lo vemos en el paso 7). Nada de marcar la factura como «non gestita»: eso no la habría anulado.
5Rectificar solo una parte (storno parziale)
Si el error es solo de importe (por ejemplo, facturaste 1.500 € y debían ser 1.400 €), no hace falta anularlo todo:
- En la pantalla de edición, modifica los importes o elimina las líneas que sobren, hasta que la nota refleje únicamente la diferencia a corregir (en el ejemplo, 100 €).
- El resto de datos se mantienen idénticos a la factura original.
- Envía la nota al SdI. La factura original sigue siendo válida por el importe corregido y no necesitas emitir una factura nueva.
6Códigos IVA, marca da bollo y envío al SdI
Últimas comprobaciones antes de enviar:
- Codice IVA: usa los mismos códigos que la factura original (N2.2 para clientes italianos y particulares extranjeros; N2.1 para empresas extranjeras con VAT — la tabla del paso 4 de la Parte 2).
- Marca da bollo: las notas de crédito sin IVA también pueden llevar bollo si superan los 77,47 €. Antes de enviar, confirma con tu gestor si tu nota de crédito debe llevarlo.
- Envío: pulsa enviar y el programa la transmite al SdI, igual que una factura normal. Recibirás la notificación de entrega por email.
TIP: en el menú «Fatture inviate», la columna «Doc. Coll.» (documentos vinculados) te permite ver en todo momento qué nota de crédito corresponde a qué factura.
7¿Y si la factura ya está cobrada? ¿Y si no?
La nota de crédito corrige el documento fiscal, pero no mueve dinero por sí sola. Según el estado del cobro:
- Factura NO cobrada todavía: es el caso sencillo. La nota de crédito anula (o reduce) el importe pendiente: tu cliente pagará solo la diferencia, o nada si la anulaste por completo.
- Factura YA cobrada: además de emitir la nota de crédito, tienes que devolver al cliente el importe corregido — preferiblemente por el mismo medio por el que te pagó (por ejemplo, transferencia) y guardando el justificante de la devolución — o, si vais a seguir trabajando juntos, compensarlo descontándolo de la siguiente factura, de acuerdo con él.
OJO: en el régimen forfettario tributas por lo que cobras (criterio de caja). Si la factura ya estaba cobrada, la devolución debe quedar bien registrada para que ese ingreso no compute de más en tus impuestos. Este es el caso donde más importa avisar a tu gestor: cuéntaselo SIEMPRE antes de emitir la nota de crédito, indicándole si la factura está cobrada o no.
¿Dudas con tu caso concreto? Escribe a tu asesor en vivireneuropa.eu antes de emitir la nota de crédito: te confirmará el importe, los códigos y la marca da bollo.
Vivir en Europa en cifras
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