Prima nota y conciliación bancaria en Italia: guía de Fatture in Cloud en español

En un comercio italiano conviven dos mundos: las ventas de caja (corrispettivi), que el registratore telematico transmite directamente a Hacienda italiana sin pasar por el programa, y los documentos (facturas emitidas y recibidas), que sí viven en Fatture in Cloud.

1. Un movimiento por cada línea del extracto bancario. Los abonos masivos de tarjetas se registran por el importe único abonado: no se trocean por tienda, jornada o circuito, y varios abonos nunca se suman en un solo apunte.
2. Registrar en la cuenta correcta. Cada movimiento va a la cuenta corriente por la que realmente ha pasado.
3. Descripciones estandarizadas. Cada movimiento manual usa las siglas del paso 3, completadas con fecha y referencia.
4. Registrar en pocos días, conciliar cada mes. La conciliación con el extracto se cierra antes del día 10 del mes siguiente, cuenta por cuenta; el cuadre de corrispettivi (Parte 3) se hace a la vez.
5. Ante la duda, no inventar. Los cargos o abonos no identificados se registran con la descripción provisional «DA CHIARIRE» (por aclarar) y se comunican de inmediato a tu asesor: nunca forzar una conciliación.

Estructura de toda descripción manual: [SIGLA] – referencia – fecha o periodo. Las siglas admitidas son solo estas:

1. Por cada abono del TPV que aparece en el banco, un movimiento manual de entrada CORR-CARTE por el importe exacto abonado. No trocear por tienda ni por jornada; no sumar varios abonos.
2. Si el contrato abona el neto de comisiones: se registra el neto (es lo que dice el banco), indicando en la descripción el bruto y la comisión cuando la entidad los detalla. La liquidación o factura mensual de la entidad se envía siempre a tu asesor: el coste de las comisiones se contabiliza desde ahí, no desde la prima nota.
3. Si las comisiones se cargan por separado (normalmente una vez al mes): movimiento de salida COMM-POS, o saldo de la factura de la entidad si está cargada en Compras.
4. Desfase temporal: las ventas de fin de mes se abonan en los primeros días del mes siguiente. No es un error: se tiene en cuenta en el cuadre de la Parte 3.

1. El efectivo cobrado queda en las cajas hasta su ingreso en banco. Cada ingreso genera un movimiento manual de entrada «CORR-CONT NEGx – ingreso efectivo periodo», por el importe exacto ingresado (que debe coincidir con el resguardo).
2. Cada tienda ingresa por separado y conserva los resguardos: un ingreso = una tienda = un movimiento. No acumular el efectivo de varias tiendas en un solo ingreso.
3. Las cajas de las tiendas no se mueven en Fatture in Cloud: se controlan con los registros de caja de cada tienda (fondo inicial + ventas en efectivo – ingresos en banco – pequeños gastos documentados = fondo final).

1. Las facturas se emiten en sus series /WEB, /DIR o /AGE. Cuando llega el abono, se salda la factura indicando cuenta y fecha valor: el apunte nace solo y arrastra su centro de ingreso. Nunca un movimiento manual para un cobro facturado.
2. Ventas web con gateway (PayPal, Stripe…) y liquidaciones acumuladas: consulta con tu asesor antes de configurar el registro. Lo habitual: saldar las facturas sobre una cuenta dedicada al gateway y hacer un GIRO al banco cuando llega la liquidación.
3. Cobros vía agente: si el agente liquida descontando sus comisiones, no compenses en prima nota. El esquema correcto: saldar las facturas por el total y registrar la comisión por separado (con la factura del agente).
4. Anticipos y cobros parciales: como saldo parcial de la factura, siempre desde el documento.

1. Facturas electrónicas de compra: llegan a Compras vía SdI; al pagarlas, se salda el documento indicando cuenta y fecha. Sin movimiento manual.
2. Facturas extranjeras no electrónicas (intra y extra UE): se cargan a mano en Compras (puedes fotografiar el documento con la función Genius), con su categoría de gasto, y se saldan al pagarlas. Solo si no da tiempo: movimiento ACQ-UE o ACQ-EXTRA, regularizando el documento después.
3. Documentos sin factura (seguros, prestaciones ocasionales…): misma lógica; cargar en Compras cuando sea posible, si no, movimiento DOC-NF. En prestaciones ocasionales con retención: la salida es el neto pagado; la retención va al F24 del mes siguiente.
4. F24: en la fecha del cargo en banco, saldo del documento F24 si está en el programa; si no, movimiento manual F24 indicando el periodo (p. ej. «F24 – 16/08 – IVA julio + retenciones»).