Contabilidad de alquileres en Italia: la prima nota de una gestora inmobiliaria en español

Cada inmueble de la cartera está en uno de dos regímenes, y cada movimiento de dinero se trata según el régimen de su inmueble:

1. Un movimiento por cada línea del extracto bancario. Nunca agrupar varias operaciones en un movimiento ni trocear una línea bancaria en varios. Si en el banco hay una transferencia de 1.500 €, en prima nota hay un solo movimiento de 1.500 €.
2. Registrar en la cuenta correcta. Cada movimiento va a la cuenta por la que realmente ha pasado (Banca 1 o Banca 2).
3. Descripciones estandarizadas con centro de ingreso. Cada movimiento manual usa la sintaxis obligatoria del paso 3; el primer elemento de la sigla es siempre el centro (SUB, GES, CONS, APE).
4. Registrar en pocos días, conciliar cada mes. Los movimientos se insertan según llegan; la conciliación con el extracto se cierra antes del día 10 del mes siguiente, en los dos bancos.
5. Ante la duda, no inventar. Los cargos o abonos no identificados se registran con la descripción provisional «DA CHIARIRE» (por aclarar) y se comunican de inmediato a tu asesor: nunca forzar una conciliación.

Sintaxis obligatoria: [CENTRO-TIPO] IMMxxx – periodo – contraparte. Los movimientos manuales son solo para operaciones sin factura o recibo en el programa:

Cobro de los alquileres de subarriendo

1. Caso normal (con factura o recibo emitido): cuando llega el abono, salda el documento indicando cuenta y fecha valor. El apunte nace solo. No añadas movimientos manuales: el cobro quedaría duplicado.
2. Cobro sin documento en el programa: movimiento manual de entrada «SUB-CAN IMMxxx – mes/año – inquilino» y aviso a tu asesor para regularizar el documento.
3. Gastos repercutidos al inquilino junto con la renta (gestión, suministros a tanto alzado…): también son ingresos; si van en el mismo documento y el mismo abono, el movimiento sigue siendo único (regla n.º 1).

Pago de los alquileres a los propietarios (alquiler pasivo)

1. Propietario particular sin factura (caso normal): a cada transferencia, movimiento manual de salida «SUB-LOC IMMxxx – mes/año – propietario». Es un coste de la sociedad: importe y periodicidad deben coincidir con el contrato.
2. Propietario que emite factura (p. ej. una sociedad): registrar la factura recibida y saldarla; sin movimiento manual.

En los inmuebles gestionados con mandato, el dinero cobrado no es de la sociedad: la prima nota debe mostrar el tránsito y el traspaso.

1. Cobro del alquiler al inquilino: entrada manual «GES-CAN IMMxxx – mes/año – inquilino», por el importe exacto abonado. Si el inquilino paga renta y gastos en una sola transferencia: un solo movimiento, «GES-CAN+SPC IMM003 – 07/2026 – Rossi (de los cuales CAN 800, SPC 120)».
2. Traspaso al propietario: salida manual «GES-RIV-CAN IMMxxx …» (o «GES-RIV-CAN+SPC …» si es una sola transferencia), por el importe exacto.
3. Honorarios de gestión: se facturan al propietario (serie /GES). Si se cobran por transferencia separada, se salda la factura sobre la cuenta de abono. Si se retienen del traspaso (transferencia neta): la salida GES-RIV-CAN se registra por el neto citando la factura retenida (p. ej. «neto de honorarios ft. 12/GES»), y la factura se salda sobre la cuenta virtual «Compensazioni», que no es un banco y queda fuera de la conciliación. El esquema recomendado sigue siendo el pago separado.
4. Regularizaciones de comunidad: mismas siglas, indicando «conguaglio año xxxx» en el periodo.

Imposta di registro (impuesto de registro de los contratos)

1. Contratos de subarriendo: en la fecha del cargo del pago telemático o del F24 Elide, salida «SUB-REG IMMxxx – primera registración / anualidad xxxx». Si una parte se repercute al inquilino, ese reembolso es un ingreso y se factura (serie /SUB): el cobro se registra desde el documento.
2. Contratos de inmuebles en gestión: si la sociedad anticipa el impuesto por cuenta de propietario o inquilino, salida «GES-REG IMMxxx – anualidad xxxx – F24 Elide». El reembolso sin factura se registra como entrada «GES-RIADD-REG IMMxxx – anualidad xxxx – contraparte (cuota %)»; si se factura (anticipo del art. 15 del DPR 633/72), el cobro se registra saldando la factura, indicando siempre el código del inmueble.
3. Cuadre: por cada inmueble y anualidad, la suma de los reembolsos debe alcanzar la salida GES-REG; el resto es un crédito pendiente, que puede retenerse del siguiente traspaso (indicándolo en la descripción del GES-RIV-CAN).

¿Y la cedolare secca?

La cedolare secca es el régimen opcional del propietario persona física (tipo fijo del 21%, o 10% en contratos de renta pactada), no de la sociedad. Pero te afecta directamente en la prima nota: los contratos acogidos a la cedolare están exentos de imposta di registro y de sellos, así que para esos inmuebles no habrá movimientos SUB-REG ni GES-REG. Anota en el listado de inmuebles qué contratos están en cedolare secca para saber qué cargos esperar.

¿Y el IMU?

El IMU (impuesto municipal sobre inmuebles) corresponde al propietario y se paga con F24 (cuotas de junio y diciembre). Si la sociedad es propietaria de algún inmueble, el pago se registra saldando el documento F24 en el programa (o con movimiento manual indicando el periodo). Si la sociedad anticipa el IMU por cuenta de un propietario gestionado, se trata como anticipo —la misma lógica que GES-REG— y se documenta el reembolso.

1. Cobros: las facturas de consultoría (/CONS) y de certificados energéticos (/APE) se saldan sobre la cuenta de abono cuando llega el pago. El apunte nace solo con su centro de ingreso.
2. Costes: los honorarios de arquitectos y profesionales facturados a la sociedad se registran saldando las facturas recibidas, con su categoría («Compensi architetti – APE», «Costi consulenze – CONS»).
3. Correcciones: los movimientos generados por facturas se corrigen devolviendo el documento a «no saldado» y volviéndolo a saldar, nunca borrando el apunte de prima nota.