VIES, el número del IVA europeo: Guía completa y actualizada

En este artículo encontrarás la siguiente información:

• Qué es el número VIES
• Para qué sirve el VIES
• Cómo consultar el VIES
• Cómo comprar el VIES de una empresa
• Dar de alta el número VIES de una empresa paso a paso
• Conoce todos nuestros servicios para profesionales en Europa

Fuentes:  Agenzia delle Entrate - Gobierno de Italia - AEAT  - unmadrilenoeneuropa.es - Unión Europea

Qué es el número VIES

Lo más habitual en la actualidad es que tu comercio no se limite sólo a un país. Gracias a la integración en la Unión Europea, el comercio online, es habitual poder vender productos y servicios en todo el mercado europeo. Por eso hoy te queremos hablar del Programa de Intercambio de Información de IVA Europeo, o lo que es lo mismo el VIES.

Es un sistema electrónico de validación de números de IVA de los agentes económicos registrados en la Unión Europea para operaciones transfronterizas de bienes y servicios.

El término VIES corresponde al acrónimo inglés “VAT Information Exchange System”, que se puede traducir por: “sistema de Intercambio en relación al IVA”. Básicamente, es un motor de búsqueda online que accede a la información de las bases de datos tributarias de los distintos países de la UE para comprobar los códigos de IVA que tienen registrados.

El VIES no deja de ser el sistema electrónico que coordina un conjunto de normas para controlar la compraventa y el tráfico de un bien o servicio entre fronteras. A este tipo de operaciones en Europa se les llama operaciones intracomunitarias.

Recuerda que no es lo mismo el VAT o IVA y el ROI o VIES: El VAT es el número de identificación fiscal de un profesional o empresa español que actúa comercialmente a nivel europeo. El NIF te permite operar dentro de España, pero en caso de que quieras hacer cualquier negocio o comercialización fuera, necesitas el VAT o un NIF-IVA. Es decir, el VAT y el NIF-IVA son el mismo documento y tienen el mismo fin.

Hemos hablado mucho sobre el IVA en la Unión Europea, tanto si vendes servicios como productos a empresas o consumidores finales. Echa un vistazo a nuestra última publicación sobre el IVA en la UE.

Para qué sirve el VIES

Somos conscientes que cuanto menos altas tengamos que realizar, más contentos estamos.  El VIES no es una tramitación que te exija un coste adicional, y tampoco es algo que la mayoría de empresas o autónomos se plantean, hasta que una autoridad o empresa lo requiere para que puedan seguir operando.

Como norma general, las operaciones comerciales dentro la UE están sujetas a IVA aunque con un mecanismo especial de tributación. Si el intercambio se produce entre empresas inscritas en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) ambas se benefician de la exención del impuesto.

Con el registro en el ROI se obtiene un código único de IVA (NIF-IVA o VAT) que es el que identifica a una empresa en sus operaciones intracomunitarias.

Los requisitos para aplicar el IVA comunitario, por consiguiente aparecer en el VIES:

• Tu cliente tiene que ser un empresario o profesional para que la actividad esté exenta de IVA: no te vale que quien te compre lo haga como particular.
• Tus clientes tienen que tener la condición de operadores intracomunitarios: para ser una operación exenta de IVA. Más adelante veremos cómo puedes comprobar si está registrado o no.
• Tiene que haber un transporte intracomunitario para los bienes: el bien que estás vendiendo tiene que ir de un país a otro dentro de la UE, pero este requisito no se exige cuando lo que vendes es un servicio.

En el caso de España para darse de alta como operador de operaciones intracomunitarias, si ya tienes NIF (eres autónomo) tienes que realizar el siguiente proceso:

• Inscribirte en el Registro de Operadores Intracomunitarios. El Registro de Operadores Intracomunitarios es, tal y como su propio nombre deja claro, un registro en el que es necesario estar dado de alta para poder actuar como operador intracomunitario. Debes darte de alta con el modelo 036, donde se deben marcar las casillas 582 y 584, indicando la fecha exacta en la que se desea empezar a desarrollar la actividad intracomunitaria. Hazlo online con nuestros asesores.
  
  

El tratamiento que recibe el IVA en las operaciones entre países miembros de la UE está regulado por la Directiva 2006/112/CE: sistema común del impuesto sobre el valor añadido de la Unión Europea. La obligación de registrarse en VIES existe para todas aquellas personas físicas o jurídicas y entidades que tengan asignado un NIF a efectos de IVA y, en general, que lleven a cabo entregas o adquisiciones de bienes dentro de la Unión Europea.

La tramitación del VIES en España, en contraposición con otros países europeos, puede llegar a demorarse hasta 3 meses. Si operas, no sólo con empresas, si no con bancos de diferentes países europeos te podrán solicitar el estar registrado en el Censo VIES.

¡Ojo no en todos los países se lleva el mismo sistema de registro! Recuerda que estás leyendo el artículo orientado para España. En la parte superior de este post puedes cambiar de país.

Necesitas estar registrado en el VIES si vas a realizar operaciones comerciales con empresas de otros países de la Unión Europea. Debes solicitar tu propio NIF-IVA y comprobar que tus clientes o proveedores también están acreditados, verificando el código que te hayan facilitado.

Es fundamental consultar el VIES porque las facturas intracomunitarias que emitas a clientes reconocidos pueden ir sin IVA, conforme al reglamento europeo (art.25 Ley IVA 37/1992). De esta forma os beneficiáis los dos de la exención.

Cómo comprobar el VIES de una empresa

Te servirá para poder verificar si el operador con el que estás realizando la transacción está registrado de su país en la archivo de operaciones intracomunitarias, y viceversa.

Comprobar la información es un proceso inmediato, sencillo y gratuito. Lo puedes hacer a través de este link de la Comisión Europea.

Cuando vayas a comprobar el número de IVA de un cliente en otro Estado miembro / Irlanda del Norte a través de VIES en la web, tu solicitud se transmitirá a la base de datos nacional, mediante una conexión segura, para averiguar si el número dado está registrado allí. En caso afirmativo se indicará la situación "Válido". En caso negativo se indicará la situación "No válido".

En el caso que vayas a comprobar tus datos y de "No válido", tendrás que contactar directamente con la administración tributaria de tu país. Como hemos indicado al principio VIES es un sistema informático que conecta la información de los diferentes estados miembros.

Como decíamos al inicio es un pequeño desconocido todavía, pero es esencial para el correcto proceso de aplicar o no el IVA, declararlo y tributar de manera correcta. Es muy fácil gracias al entramado de intercambio de datos que seas identificado por tu fisco y sancionado, si no sigues la regulación.

Una respuesta positiva confirma que el número VIES o código de IVA consultado está incluido en el sistema, es decir, está asociado a un nombre y una dirección concreta domiciliada en ese país.

Si la respuesta es «no válido» te indicará que el número de IVA que se intenta validar no figura en la base de datos nacional correspondiente.

Una respuesta negativa del número de IVA europeo se puede deber a:

• Que no existe ese número de IVA
• Que no está activado para transacciones intracomunitarias (bien porque no se haya solicitado o porque no se ha finalizado correctamente el registro).
  

Te aconsejamos que contactes con un asesor para asegurarte que tu gestión, trámites y declaraciones en relación al VIES es correcta.

Dar de alta el número VIES de una empresa paso a paso

El procedimiento de solicitud del número de IVA europeo es sencillo, no tanto la comprobación.

Lo debes solicitar a través de uno de los documentos obligatorios para todos los autónomos y empresas: el documento de alta en el Censo de Empresarios y profesionales.

El alta se formaliza presentando el modelo 036 general o el 037 simplificado.

Dentro de todos los apartados hay uno titulado > Alta/Baja Registro de Operadores Intracomunitarios:

En ese apartado hay dos casillas que debes cubrir:

• [casilla 582] marcándola para solicitar el alta en el sistema.
• [casilla 584] para indicar la fecha prevista de la primera operación intracomunitaria.

Al presentar el modelo con estas casillas Hacienda tiene un plazo para aprobar la solicitud y conceder el NIF-IVA. La asignación de este número sigue un patrón establecido y se basa en añadir al NIF dos letras para indicar el código del país.

Por ejemplo:

• ES + NIF para una empresa española.
• IT + Partita IVA para una empresa italiana.

Si tienes cualquier duda recuerda que puedes contactar siempre con nuestros asesores.